Odotellaan

Julkishallinnossa töissäololla ja varusmiespalveluksen suorittamisella ei ole isoja eroja, ja miksi olisikaan, onhan molemmissa samanlainen ikiaikainen rakenne. Joku isompipalkkainen jossain keksii joutessaan uudistuksia ja strategioita, joita organisaatiossa alempana nököttävät sitten toteuttavat mitenkuten annettujen ohjeiden ja määräysten mukaan. Julkishallinnossa tosin saa viettää pitempään kuin vuoden. Tai saa ja saa, miten sen nyt ottaa, nykyaikana työpaikka ja siitä seuraava palkanmaksu on kaiketi enemmän saamista kuin joutumista.

Erityisen paljon yhteistä virkamiehellä ja varusmiehellä on ajankäytössä. Joskus tuntuu siltä, että kummankin ajankäyttö perustuu ensisijaisesti odottamiseen. Erona on se, että varusmiehen odottaminen on sellaisenaan aktiivista toimintaa, virkamiehen edellytetään kaiken odottamisen lomassa tekevän työnsä hyvin ja mallikelpoisesti, vaikka epävarmuus jäytää koko ajan sydänalassa. Jatkuvasti odotellaan jotain uutta, milloin  ajanhallintajärjestelmää, lakiehdotusta, toimeenpano-ohjetta, esimiehen vaihtumista, työtilaa, kolme kertaa siirrettyä työnjakopalaveria tai mahdollisuutta päästä tulostamaan kaksi sivua tuikitärkeitä yhteystietoja, joita tarvitaan, kun hallinnon nettiyhteydet jälleen kerran pätkivät. Niin, yksi jokaviikkoinen odottelunaihe ovat digitaaliset palvelut, joiden toimimattomuus on enemmän sääntö kuin poikkeus.

Odottelu on turhauttavaa, koska - kiitos ns. läpinäkyvän ja avoimen tiedottamisen -  virkamiehille kerrotaan suunnitteilla ja tulossa olevista asioista juuri sen verran, että saadaan tympeä ärsytys aikaiseksi. Ajanhallintajärjestelmästä kerrotaan käyttöönottopäivä ja ohjeistetaan, miten systeemissä voi muuttaa sukunimensä toiseksi (tämähän on se asia, johon virkamies tämän tästä törmää?), mutta ei kerrota, siirtyvätkö vanhan järjestelmän tiedot automaattisesti uuteen. Käyttöönottopäivä ei tietenkään pidä paikkaansa ja taas odotellaan, että mitä tehdä, kun ehdoton ohje on, että tietyn päivän jälkeen ei vanhaan järjestelmään saa kirjata mitään.

Hallinnossa on havaittu odottelun turmiollinen vaikutus, joten viestinnässä on otettu käyttöön muutoinkin mediassa vallalla oleva systeemi. Siinä pienistä ja mitättömistä asioista kerrotaan isoin otsikoin, mutta suuret piilotetaan julkisten pöytäkirjojen vähemmänjulkisiin liitteisiin. Näin voidaan vähentää turhauttavaa asioiden tapahtumisen odottelua, mutta lisätään vastaavasti huhujen määrää ja negatiivisia käytäväpuheita, jotka ovat yllättävän usein oikeassa. Armeijassa sama asia näkyy niin, että mitä pitempään varusmiehet joutuvat odottelemaan, sitä varmemmin seuraavasta käskystä syntyy tietty mielikuva eli pieleen menee joka tapauksessa. Miten oikeassa he ovatkaan!

Otat sä Helena tästä nyt kopin?

Kiva, kun te ootte kaikki loman jälkeen niin monta muistoa rikkaampina taas remmissä mukana. Jos pidetään tää eka palaveri sillai enempi epävirallisena, ei mitään pitkiä omia jorinoita, vaan sillai keskustelevana. Nostetaan esille nyt niitä kipukohtia, joihin me syksyn mittaan eittämättä tullaan puuttumaan ja sit käydään läpi sitä, mitä nyt kesällä on pulpahtanut pinnalle.

Ihan ekaks mä haluun puhuu teille tästä toimintaympäristömuutoksesta, josta on ollut vaikka mitä huhua ja muistiota. Nehän te näätte sieltä intrasta, ei niistä sen enempää, käykää lukemassa ne kaikki vähän yli sata pöytäkirjaa, joita eri prosessinhaltijat on saaneet aikaiseksi kesäkuun jälkeen. Sieltä löytyy vastaus kyllä jokaiseen kysymykseen. Kattokaa kaikki ne kolmetoista erilaista prosessikaaviota, niihin on komiteoissa uhrattu verta, hikeä ja kyyneleitä, mutta ne vastaa just siihen tarpeeseen, mikä meillä on. Me tarvitaan dynaaminen matriisiorganisaatio, joka toisaalta pystyy ketterästi reagoimaan muutoksiin ja samalla jämäkästi sujuvoittamaan palveluprosessia etenkin pullonkaulojen nivelkohdissa.

Niin, nyt on kyllä kysytty aika lailla, että miksi tää meidän yksikkö ei millään tavalla näy niissä uusissa suunnitelmissa, että ollaanko me niinku katoamassa kokonaan ja uhkaako meitä massatyöttömyys ja eläkeputki. Mä voi lohduttaa teitä, mä istun niissä palaveripöydissä ja siinä mun johtamassa erllisprojektissa käsitellään just tätä kysymystä. Että yhtiöitetäänkö, sulautetaanko vai hankitaanko ostopalveluna, ne on nyt kaikki olleet siinä pöydällä pohdinnassa. Ja mä voin vakuuttaa, että kyllä. Kaikkea tätä tullaan tekemään ja meillä on se kaks vuotta aikaa hioa meidän prosessit kuntoon siltä varalta, että sittenkin ei. 

Tää on iso ponnistus, mutta mä tiedän, että me saadaan tää onnistumaan. Me ollaan hyvä tiimi ja meillä on osaamista. Lisäksi me ollaan palkkaamassa lisää väkeä, kunhan saadaan tietää, että kuka haluaa tänne tulla, tehdään sitte tehtävänkuvat sen mukaan, mitä osaavat. Ne teidän omat tehtävänkuvat on edelleen kesken ja se vaikuttaa jonkun verran palkkoihin, mutta kyllä me sen verran joustetaan, ettei nyt ryhdytä niitä väkisin vaatimaan. Me on totuttu olemaan kaikkea muuta kuin byrokraatteja. Rento ote, sillä jaksaa. Raha on vaan rahaa.

Vuodenvaihteessa on tulossa lisää isoja juttuja ja nyt mä pyydän, että sä Helena otat tästä nyt kopin. Sulla ei ole mitään ohjausryhmiä, joissa kuluttaisit aikaasi eikä yhteistyöpalavereja aikasyöppöinä, mä katoin, että sun kalenterissa on  huomennakin vartti vapaata! Sä voisit nyt käydä läpi projektiryhmien tuotokset ja tehdä listauksen siitä, mitä ristiriitoja löytyy ja sitä kautta esitykset kaikille ryhmille, että mitä ne vois päättää toisin, että saadaan tää onnistumaan. Perusteluihin sun kannattaa käyttää aikaa, mutt olis hyvä, että tää olis valmis ens maanantaina, kun meillä on johtoryhmän intensiivinen retriittipäivä. Me laaditaan siellä kooste kaikesta siitä, mitä syksyn mittaan tehdään ja tää olis se avainjuttu.

Mä huomaan, ett siellä ruudun takana moni jo nostaa kättä ja laittaa tekstaria, että puheenvuoroa, mutt kuulkaa - tää meille varattu aika on nyt käytetty. Kyllä etäpalaverikin voi olla tehokas, kun sille laittaa heti alkuun raamit ja nyt me on oltu just sellasii kuin pitääkin eli ei mitään turhaa, ei pissataukoja kesken kaiken, ei löpinöitä, silkkaa asiaa. Muistakaa: aina saa kysyä, aina pitää kysyä ja on hyvä, kun otatte kantaa. Nähdään taas ensi kuussa, jos ei  tule muita kalenterivarauksia.

Digitaalisuus on ihana asia!

Kaiken pitäisi olla verkossa/netissä/bittiavaruudessa, koska se on niin mahdottoman kätevää. Ei tarvita erikseen paperilehtiä, mainoksia, lippusia, lappusia, kuponkeja tms., kunhan käytössä on yhteys maailmanlaajuiseen sähköiseen ympäristöön, jonne voi säilöä kaiken (mansikkahilloa lukuunottamatta) ja jossa kaikki on muutama klikkauksen päässä odottamassa löytäjäänsä. Näinhän meille vakuutellaan ja tätä samaa ilosanomaa työkseni mantraan.

Mutta kun nettiyhteys ei pelitä, ollaankin keskimääräistä isommissa ongelmissa. Vietin maanantain skype-palaverien sijaan etsimällä jotain porsaanreikää, jonka kautta olisin saanut kollektiivisen yhteyden hajallaan pitkin maata siroteltuun yksikkööni lomienjälkeisen kokouksen merkeissä. Ei onnistunut. Työpaikan verkossa oli niin isoja reikiä, että käytännössä mikään ei toiminut. Sähköposti töksähti samantien johonkin monttuun, skype ei antanut edes pihahduksen vertaa toivoa, nettipostikaan ei suostunut pelittämään, facebookiin verrattava yammer toimi kännykässä, mutta ei tietokoneen näytöllä eikä hallinnon intraan eli yhteiseen tietovarantoon päässyt lainkaan. Tai pitänee tarkentaa: minä en päässyt. Tietokatkos oli hyvin valikoiva, koska joku pääsi jonnekin, toinen ei minnekään.

Hallinnon intrassa - siis siellä, mitä en saanut koneellani avattua - kyllä kerrottiin, että vikaa etsitään, mutta viestinnällinen katkos syntyi juuri siitä, että kyseinen sivu ei suostunut näkymään suurimmalle osalle virkamiehiä. Varsinaista syytä lähes kaiken nurin saattaneelle ongelmalle ei koskaan kerrottane, mutta sen julma opetus (jälleen kerran) oli, että vanhanaikainen paperille printattu tieto on huomattavasti käyttökelpoisemmassa muodossa kuin virtuaalipalvelimille tallennettu. Onnellisia olivat he, jotka edelleen tekevät työtään paperien maailmassa, koska niitä pinoja saattoi selailla, vaikka ruutu vieressä pysyi mustana.

Digitaalisuutta pidetään itsestäänselvyytenä ja onhan se toimiessaan kätevä olemassa, sitä en kiellä. Ongelmaksi tulee sen haavoittuvuus: kun yhteyttä verkkoon ei ole tai joku/jokin estää pääsyn tietoihin, lamaantuu kokonainen hallinnonala. Mitään korvaavia järjestelmiä ei ole, ei mitään vaihtoehto B:tä tai kakkosjärjestelmää, joka herää henkiin siinä vaiheessa, kun varsinaisessa ja virallisessa on ongelmia. Siksi maanantaina muutama tuhat virkamiestä toimi digietsivinä yrittäessään löytää keinoja työnsä tekemiseen. Ainoa yleinen ohjehan on se, että jos yhteyttä ei synny, niin sulje kone ja yritä uudestaan. Siinä mielessä kehitys ei ole kehittynyt minnekään 20 vuodessa, sama neuvo annettiin jo 1900-luvun loppupuolella, jolloin tietokone oli pelkkä työväline, ei kaiken tekemisen ydin.

Iltapäivällä tuli lohduttava tieto vian löytymisestä ja korjaamisesta. Seuraavana yönä kaatui nettisähköposti ja heti perään suojatuin salaisen tiedon verkko... Sattumaa ja yksittäistapauksia?